Klauzule RODO


Gotowe do zastosowania zapisy klauzul wyrażających zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Praca została przygotowana z myślą o podmiotach, jakie nie dokonały jeszcze wdrożenia RODO (Rozporządzenie o ochronie danych osobowych) i potrzebują gotowych rozwiązań lub chcą zweryfikować prawidłowość innymi słowy ergonomikę stosowanych przez siebie rozwiązań dotyczących spełniania obowiązków informacyjnych, stosowanych podstaw prawnych i konieczności pozyskiwania zgody. Rozpoczęcie obowiązywania RODO stanowiło wyzwanie dla wszystkich administratorów, wprowadzając nowe obowiązki powiązane z przetwarzaniem danych osobowych oraz modyfikując obowiązki jak dotąd przedtem znane na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych. Jednym z obowiązków poddanych znaczącym zmianom jest obowiązek informacyjny, który wiąże się z koniecznością opracowania kompleksowej i zrozumiałej informacji o przetwarzaniu danych osobowych osób fizycznych dodatkowo jej dostarczenie osobom, których dane dotyczą, niezależnie od kategorię osób, jakich dane zarządca przetwarza: klientów, potencjalnych klientów, użytkowników korzystających z usług świadczonych na stronie internetowej, użytkowników fanpage innymi słowy innych kanałów administratora na portalach społecznościowych, pracowników, zleceniobiorców, praktykantów, osób dzwoniących na infolinię itd. Wyzwanie stanowi również zapewnienie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych. Podmioty w szeregu przypadków decydują się na pozyskiwanie zgody od osób, których dane dotyczą, nie zważając na że nie zawsze jest to właściwa przesłanka prawna i od czasu do czasu pozyskanie zgody nie tylko jest ogromnym obciążeniem organizacyjnym na rzecz podmiotu, mimo to także pozyskana zgoda jest nieważna i nie chroni administratora przed konsekwencjami wynikającymi z niezgodności z RODO. RODO wprowadza również znaczącą zmianę sposobu wyrażania zgody, gdy jest ona właściwą podstawą prawną przetwarzania. Do tej pory zgoda mogła zostać wyrażona wyłącznie przez oświadczenie woli. Na gruncie RODO zgoda na przetwarzanie danych zwykłych może zostać wyrażona nie tylko przez oświadczenie woli, jakkolwiek także poprzez wyraźne funkcja potwierdzające, a więc stanowi duże ułatwienie w realizacji tego obowiązku poprzez administratora i jest jeszcze częściej stosowane. Rozważne, przemyślane stosowanie właściwych podstaw prawnych przetwarzania, w tym podstawy zgody także odpowiednia strategia realizacji obowiązków informacyjnych może przyczynić się do znaczącego ułatwienia realizacji poprzez administratora jednych z najważniejszych obowiązków RODO również zapewnienia zgodności z RODO w sposób ergonomiczny i bez tzw. RODO-absurdów. W Artykule Literatka daje Czytelnikowi gotowe do stosowania klauzule informacyjne zawierające wykaz celów przetwarzania razem z podstawą prawną również okresem retencji na rzecz każdego z celów. Tam, gdzie jest to uzasadnione, Autorka przewidziała warstwowe spełnianie obowiązku informacyjnego i w tym celu zawarła w artykule nie tylko zależność określonej klauzuli RODO, przecież także jej skróconą wersję, do zastosowania np. na infolinii, w ogłoszeniu rekrutacyjnym, dając Czytelnikowi kompletny półprodukt do stosowania. Każdy wzór został opatrzony praktycznym komentarzem, w którym Czytelnik znajdzie wszystkie istotne dla niego informacje praktyczne powiązane z daną klauzulą, wskazówki, na co zwrócić uwagę przy stosowaniu wzoru albo jakże uporządkować wzór do indywidualnych potrzeb administratora dodatkowo propozycje, jakim sposobem najłatwiej spełnić obowiązek informacyjny w stosunku do danej kategorii osób, jakich dane dotyczą. Pozwoli to skorzystać w jakim sposobem najszerszym obszarze z wzorów opracowanych poprzez Autorkę, nie pozostawiając Czytelnika samemu sobie w sytuacji, kiedy określone założenie poczynione na potrzeb danego wzoru nie do oporu odpowiadają stanowi faktycznemu tego konkretnego Czytelnika. Artykuł zawiera:- gotowe wzory klauzul informacyjnych dodatkowo klauzul zgód z różnorodnych obszarów przetwarzania do zastosowania przez przedsiębiorców, - propozycje różnorodnych modeli stosowania podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych, - wskazówki, na co zwrócić szczególną uwagę przy dostosowywaniu wzorów klauzul do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy,- pożyteczny artykuł do każdego wzoru z informacjami dotyczącymi zastosowanych rozwiązań w obszarze stosowania RODO,- propozycje możliwych sposobów spełniania obowiązków informacyjnych i pozyskiwania zgód.Wzory klauzul RODO zawarte w artykule dotyczą następujących obszarów:- zawieranie kontraktów z osobami fizycznymi;- pozyskiwanie danych osobowych podczas kontaktu telefonicznego;- pozyskiwanie danych osób fizycznych na etapie wystawiania rachunku/faktury;- pozyskiwanie danych osobowych klientów w związku ze świadczeniem usług;- przetwarzanie danych klientów o stanie zdrowia w obszarze niezbędnym do realizacji usług;- przetwarzanie danych osobowych w ramach rozpatrywania skarg czyli reklamacji;- pozyskiwanie danych osobowych w korespondencji mailowej;- automatyczna zapowiedź na infolinię;- działania marketingowe podejmowane na podstawie wyraźnej zgody- działania marketingowe podejmowane na podstawie wyraźnego działania potwierdzającego;- działania marketingowe przy pozyskaniu danych osobowych z innego źródła niż osoba, której dane dotyczą;- działania marketingowe z użyciem elektronicznych kanałów komunikacji: telefonicznie, mailowo;- polityka prywatności formularza kontaktowego również newslettera;- taktyka prywatności strony www;- fanpage prowadzony na portalu Facebook;- rekrutacja w związku z różnymi formami zatrudnienia;- przyjęcie do pracy w oparciu o różne formy zatrudnienia;- współpraca ze związkami zawodowymi;- zajęcia wynagrodzenia;- monitorowanie pracowników;- nieodpłatne praktyki absolwenckie.Ponadto, Praca obejmuje szablony odpowiedzi na wnioski o realizację poszczególnych praw osób, których dane dotyczą, przy czym każdy szablon Pisarka podaje w dwóch wersjach: odpowiedzi pozytywnej, do wykorzystania w sytuacji, jak zarządca uznaje i realizuje wniosek osoby, której dane dotyczą, dodatkowo odpowiedzi negatywnej, podczas gdy zarządca odmawia realizacji określonego prawa mając na uwadze na nieistnienie takiego obowiązku. Szablony odpowiedzi na wnioski o realizację praw mogą być też dobrym narzędziem do weryfikacji zasadności złożonego przez osobę wniosku, zawierają bowiem wskazanie zakresów poszczególnych praw.